Každý, kdo pracuje v administrativě, případně vytváří nebo zpracovává jakékoli pracovní písemnosti – obchodní, vnitropodnikové, právní či personální, se zamýšlí nad podobou dokumentů. Jaká úprava je správná? Jak moc můžeme popustit uzdu vlastní fantazii?
Pravidla stanoví ČESKÁ TECHNICKÁ NORMA na úpravu písemností zpracovaných textovými editory. Aktuální verze normy ČSN 01 6910 je v platnosti od dubna 2007 a je k zakoupení v tištěné podobně nebo ke stažení na internetu.
Co všechno norma stanovuje?
- Pravidla pro grafickou úpravu textů při práci s textovými soubory
- Určuje způsob psaní interpunkčních znamének, zkratek (včetně pravidel vytváření zkratek a návodu psaní zkratek častých slov, akademických titulů, vojenských a vědeckých hodností, a zkratek podnikatelských subjektů), značek a čísel (včetně psaní římských čísel), uvozovek, závorek, spojovníků a pomlček, telefonních čísel, kalendářních dat a časových údajů
- Norma také stanovuje postup při zvýrazňování a členění textů a zásady formálního uspořádání textového sloupce
- Dále obsahuje požadavky na psaní adres určených příjemcům v České republice i v zahraničí a podává návod pro úpravu obchodních a úředních dopisů nebo e-mailů
- Rovněž poskytuje zásady pro vypracování tabulek za použití textových editorů, vysvětlena jsou zde pravidla pro psaní nadpisu, měrných jednotek, záhlaví tabulky, nastavení sloupců a řádků, součtů, poznámek, ale i umístění tabulky v textu
- Součástí normy jsou také tzv. informativní přílohy, v nichž jsou uvedeny ukázky konkrétních typů obchodních a úředních dokumentů – obchodní dopis s předtiskem a bez předtisku, osobní dopis vedoucího pracovníka, dopis fyzické osoby právnické osobě, e-mail a tabulka
Norma je hlavním pravidlem pro grafickou úpravu pracovních písemností a současně významným pomocníkem, který vám pomůže zdokonalit se při vytváření obchodních a úředních dokumentů.
Správně aplikovat pravidla této normy Vás naučíme v našich administrativních kurzech.